Accueil Dossier Pleins feux sur la gestion de projets de traduction dans un cabinet d’experts-comptables

Pleins feux sur la gestion de projets de traduction
dans un cabinet d’experts-comptables

Contrairement aux idées reçues, les services linguistiques d’un cabinet d’experts-comptables ne traduisent pas que des rapports financiers. En fait, la panoplie de documents à traiter est tellement vaste que les différents projets sont souvent gérés par plusieurs groupes.

Dans le cabinet d’experts-comptables qui nous servira ici d’exemple, les projets de traduction ne portent pas tous sur les mêmes types de documents et sont exécutés pour divers clients. Selon leur nature, ils relèvent d’un des trois groupes dont sont composés les services linguistiques. Ainsi, le premier groupe s’occupe de la traduction de documents destinés au personnel et de documents publicitaires. Le deuxième groupe répond aux besoins de traduction des clients externes en audit, tandis que le troisième groupe est chargé de la traduction de documents techniques destinés aux diverses fonctions internes, notamment Audit, Fiscalité et Services-conseils, ainsi qu’à des clients externes.

Dans cet article, il sera plus particulièrement question de la gestion de projets de traduction fiscale. Ces projets englobent différents types de documents visant à répondre aux besoins ciblés d’information en fiscalité du personnel et des clients externes.

Toutes les demandes de traduction sont acheminées à la boîte aux lettres Outlook du groupe. La gestion de ces projets comporte certaines étapes générales, qui peuvent varier en fonction du degré de priorité, du volume et du type de documents à traduire. En voici un aperçu général.

Analyse des projets

Cette analyse comporte les tâches suivantes :

• prise de connaissance des documents à traiter, des besoins du client et de l’échéance proposée ;
• évaluation du volume de mots à traduire ainsi que du degré de difficulté technique ;
• établissement de la priorité du projet en fonction de l’échéance ou de la nature du document ;
• détermination des différentes phases du projet (traduction, révision, contrôle qualité, lecture d’épreuves, mise en page, livraison) ;
• détermination de l’utilisation des ressources linguistiques internes ;
• désignation d’un spécialiste du sujet traité pour le contrôle qualité ;
• évaluation des besoins en matière de lecture d’épreuves et de mise en page.

Attribution des tâches

Une fois cette analyse terminée, les renseignements sont transmis au chef du groupe. Celui-ci désigne les personnes qui prendront part au projet, compte tenu de la charge de travail de chacun et de la priorité des autres projets en cours. Le gestionnaire de projets attribue ensuite les tâches aux traducteurs désignés, en leur donnant des directives particulières. Il communique également avec les personnes chargées de faire le contrôle qualité, la lecture d’épreuves et la mise en page pour leur faire part du nouveau projet ainsi que pour vérifier leur disponibilité. Chaque projet est piloté par un traducteur qui voit au bon déroulement de chacune des tâches dans l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées.

Suivi de l’état d’avancement

Une fois toutes les tâches attribuées, le gestionnaire de projets fait un suivi auprès de tous les participants au projet durant toute sa durée, et ce, jusqu’à la livraison et à l’archivage des documents traités. Ce suivi s’effectue à l’aide d’une boîte aux lettres Outlook, dans laquelle un dossier est créé pour chaque projet. Chaque dossier comporte des sous-dossiers correspondant aux différentes tâches : traduction, révision, contrôle qualité, lecture d’épreuves, mise en page, livraison et archivage. Une date de commencement et d’achèvement est également attribuée à chaque tâche. Cette façon de procéder permet de suivre en tout temps l’état d’avancement de tous les projets de traduction fiscale pilotés par les traducteurs jusqu’à leur achèvement.

Gestion des priorités

En raison du caractère particulièrement technique des documents, leur traduction n’est presque jamais confiée à l’externe. Il faut donc traiter un volume élevé de documents comportant des échéances généralement serrées, et ce, en composant avec un nombre restreint de traducteurs à l’interne. Ces personnes étant polyvalentes, les mêmes s’occupent des documents fiscaux et des autres documents techniques du groupe. Ainsi, afin d’être en mesure de répondre à toutes les demandes reçues et de respecter toutes les échéances, il est nécessaire de revoir de façon continue l’ordre de priorité des projets en cours. Quand arrive une demande de traduction prioritaire, il faut parfois réaffecter certaines personnes et renégocier l’échéance d’autres projets. Cette situation comporte son lot de défis, car elle exige une revue constante des calendriers d’exécution et un suivi continuel auprès de tous les membres de l’équipe afin que tous les projets du groupe soient traités en fonction du nouvel ordre de priorité.

En conclusion, la gestion de projets dans un cabinet d’experts-comptables peut revêtir diverses formes selon les différents groupes dont relèvent les projets et la nature des documents à traduire. Dans le cas de la traduction fiscale, la méthode de gestion mise au point comporte certaines étapes principales qui permettent de faire le suivi de tous les projets en cours et fait intervenir les langagiers à toutes ces étapes. La principale particularité de la gestion des projets de traduction fiscale est qu’elle est axée sur les priorités et la réaffectation des traducteurs et qu’elle s’inscrit dans le cadre de la gestion de tous les autres projets techniques du groupe. Un suivi rapproché de tous les projets doit donc être effectué de façon continue. Ce type de gestion fait partie intégrante du processus de traduction et permet de mener à bien l’exécution de l’ensemble des projets du groupe.

Danielle Assaad, trad. a., est directrice principale et réviseure au sein des Services linguistiques de KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L. Elle se spécialise dans la révision de documents techniques en comptabilité, en certification et en fiscalité. Elle prépare actuellement un mémoire de maîtrise en traductologie sur les Normes internationales d’information financière.