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Complexe, capitale, captivante :
La gestion de projets en grand cabinet

Comme la traduction et les autres spécialités langagières, elle passe souvent pour un travail d’exécution sans grande difficulté.
« Placer des mots », après tout, ça ne prend pas la tête à Papineau…

Par Charlotte De Ladreit et Nathalie Nicol

Dans les faits, aucun cabinet de services langagiers professionnels ne survit sans expertise très poussée en gestion de projets. Et une équipe
d’as en la matière ! Pas moyen d’optimiser la qualité et l’efficacité du travail langagier, en effet, si l’on n’excelle pas aussi dans les dizaines d’interventions connexes qui s’imposent.

Des clients exigeants

N’oublions pas que les clients ont le choix et qu’ils magasinent. N’oublions pas non plus qu’ils doivent tout faire toujours plus vite en réduisant les coûts. Moins de temps, moins de budgets, et des besoins en communication qui explosent dans des langues et des marchés de plus en plus nombreux. Ils veulent donc un service sur mesure, des conseils, des garanties, des solutions novatrices, du soutien, et (forcément !) des résultats.

Des professionnels polyvalents

Un grand cabinet a des milliers de clients à connaître, à satisfaire et à fidéliser. Pour ce faire, il compte sur les chargés de projets, ces professionnels détenteurs d’un savoir-faire redoutable et de grands talents relationnels et communicationnels, dotés de réflexes béton et de nerfs d’acier.

  • Relations avec les clients
    Ce sont eux, en bonne partie, qui bâtissent et cultivent des liens de confiance et de collaboration avec leurs clients attitrés. Ils doivent connaître chaque client et son organisation (défis, culture, marchés, secteur, histoire, etc.), communiquer régulièrement avec lui (même entre les projets), l’écouter, l’amener à comprendre les services professionnels langagiers et leur prestation, l’aider à planifier ses projets pour réduire les risques et offrir les plus grandes chances de réussite au meilleur coût possible, savoir lui proposer des solutions personnalisées même dans les situations les plus difficiles, l’accompagner dans toutes les étapes de chaque projet, faire en sorte qu’il soit à l’aise de poser des questions et de formuler des commentaires, l'aiguiller vers d’autres experts au besoin… Bref, se rendre indispensable comme conseiller, coordinateur, planificateur, innovateur et spécialiste en résolution de problèmes de tous ordres.
  • Liaison entre clients et collègues
    Les chargés de projets agissent par ailleurs comme agents de liaison entre les clients et les experts langagiers du cabinet. Bien que ces experts aient eux aussi des relations directes avec les clients, notamment à titre de conseillers en contenu, c’est aux chargés de projets que revient tout ce qui permet d’assurer la compréhension des besoins et des défis mutuels ainsi que la mise en œuvre des meilleures solutions.
  • Gestion de l’ensemble des ressources langagières
    Les chargés de projets ont aussi une lourde responsabilité généralement méconnue mais déterminante : celle de gérer l’ensemble de leur bassin d’experts attitrés pour garantir en tout temps la disponibilité des bons langagiers pour chaque client et chaque projet (y compris les urgences qui se déversent quotidiennement sur un grand cabinet). Autrement dit, ce n’est pas suffisant d’avoir « quelqu’un de libre », il faut avoir les personnes idéales pour chaque projet. Ça demande une vision d’ensemble, une connaissance parfaite de chaque langagier, et la capacité de réaménager intelligemment les attributions dans une foule de situations.
  • Analyse professionnelle des textes et des projets
    Bien sûr, pour cibler chaque fois le langagier parfait et proposer la meilleure stratégie, il faut faire d’entrée de jeu l’analyse professionnelle et technique de chaque texte et de chaque projet. Et des critères d’analyse, ce n’est pas ce qui manque : les formats, les langues, les types de documents, le nombre de fichiers, les domaines de spécialisation, le ton et le style, la longueur, la complexité, la durée de vie du document et son importance stratégique relative pour le client, l’ensemble des services nécessaires (traduction, adaptation, terminologie, révision sur mesure, correction d’épreuves, éditique, etc.), le temps de réalisation nécessaire par service, la documentation à consulter, les risques, les directives particulières, les contraintes techniques, les enjeux de confidentialité, l’échéancier, les renseignements manquants à obtenir, etc. Tout ça, dans des délais acceptables pour le client, qui doit savoir très rapidement à quoi s’en tenir.

    De plus en plus, les cabinets professionnels recrutent des traducteurs diplômés comme chargés de projets, justement parce qu’ils comprennent les enjeux. Mais personne n’étant omniscient, le chargé de projets doit établir une très étroite collaboration avec les langagiers (qui aident à cerner les interventions et la somme de travail nécessaire), les experts techniques (qui aident à régler des tonnes de difficultés inévitables dans cet univers de formats et de systèmes) et l’équipe de direction (qui aide à formuler des stratégies gagnantes).
  • Gestion des budgets et des échéanciers
    En contexte d’austérité et de concurrence mondiale, les cabinets font des pieds et des mains pour réaliser des gains d’efficacité qui leur permettent d’offrir le maximum d’économies à leurs clients sans lésiner sur la qualité professionnelle… ni s’exposer à la faillite ! C’est un défi constant qui demande un travail très précis et délicat de la part des chargés de projets. Ce sont surtout eux, en effet, qui établissent les devis. Si ça semble trop cher, même avec les meilleures explications, le client peut reculer ou aller voir ailleurs. Si on sous-évalue cependant les frais de réalisation réels, on travaille à perte, ou bien on risque de mécontenter le client en rajustant le devis à la hausse en fin de projet. Quand on sait que les grands cabinets se voient confier chaque année des dizaines de milliers de projets, dont bon nombre durent plusieurs semaines ou plusieurs mois, on imagine bien la multiplication presque exponentielle des enjeux financiers critiques.

    Quant aux échéanciers, il faut aussi les bâtir et les respecter à toutes les étapes prévues. Le moindre retard en traduction perturbe le programme du réviseur et d’autres éventuels intervenants (correcteurs d’épreuves, experts en éditique, etc.). Le chargé de projets est devant un processus complexe dont le déroulement fluide et efficace lui incombe largement. Tout le monde doit comprendre exactement qui fait quoi, et quand, et doit pouvoir compter sur le fait qu’il suivra les dossiers aux bons moments pour prévenir tout dérapage. Par ailleurs, pas question qu’un client reste sans nouvelles, ou qu’il ait à se demander si son texte sera livré à temps et s’il pourra passer aux étapes suivantes de son plan de projet. Tout est souvent tellement urgent qu’on se croirait dans un jeu de dominos où, au moindre pépin, chaque étape peut faire basculer les suivantes.

Et encore plus pour les rendre essentiels !

Si vous trouvez que ça fait beaucoup, c’est pourtant loin d’être tout. Très polyvalents, les chargés de projets donnent souvent un coup de main dans plusieurs interventions qui se succèdent rapidement avant la livraison au client (l’éditique, entre autres). Après, il reste toutes les questions de documentation, d’archivage et de mise à jour sécuritaires des ressources documentaires. Il reste la coordination immédiate avec les collègues chargés d’émettre des factures justes et détaillées, puis des rapports exhaustifs sur les services rendus à chaque client par le cabinet. Il reste enfin le suivi de satisfaction auprès des clients et la planification de leurs besoins à venir. Et le cycle recommence !

Heureusement, il y a des professionnels qui carburent à fond à ce genre de travail complexe, capital et captivant. Heureusement, ils sont passés maîtres dans les petits et les grands miracles. Au point où on réagit souvent avec étonnement : « Déjà livré ? Ça s’est vraiment bien passé ! » Eh oui, les chargés de projets peuvent même donner l’impression que le boulot se fait tout seul… ou presque.

Nathalie Nicol et Charlotte de Ladreit sont toutes deux vice-présidentes au sein du grand cabinet professionnel Versacom (www.versacom.ca). Traductrices de formation et de longue expérience, elles ont aujourd’hui le plaisir de diriger en toute connaissance de cause une vaste équipe de langagiers, de gestionnaires de projets et de spécialistes en disciplines paralangagières essentielles.


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