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La pandémie comme facteur d’accélération de l’évolution 

Propos recueillis par Danielle Jazzar, traductrice agréée


Début 2020, la COVID frappe le monde, le Canada, le Québec, les entreprises, les associations, les ordres, et l’OTTIAQ.

Un an plus tard, retour sur le chemin parcouru par l’OTTIAQ pour s’adapter à ce virage. Du télétravail aux événements virtuels, comme le Mentorat express, la Journée mondiale de la traduction, l’assemblée générale annuelle et le congrès, Diane Cousineau, traductrice agréée, MBA et directrice générale de l’OTTIAQ, nous raconte les défis relevés avec succès tout au long de cette adaptation, mais aussi à quel point cette crise a accéléré l’évolution de l’Ordre.

Circuit : Quand la crise de la COVID-19 a frappé, quelles mesures avez-vous prises dans l’immédiat pour les employés d’abord, et ensuite pour les membres?

Diane Cousineau : La gravité de la situation nous avait tous frappés durant la semaine précédant le vendredi 13 avril. On sentait que c’était majeur, mais on n’avait pas encore réagi. J’ai pris ma décision le jeudi soir, et le vendredi matin j’ai réuni la permanence d’urgence. J’ai demandé à toutes les employées de se préparer au télétravail dès le lundi suivant. Elles devaient fermer les dossiers pressants, effectuer un renvoi d’appels à leur téléphone personnel et s’en aller après avoir vérifié auprès de notre fournisseur de services informatiques qu’elles seraient entièrement fonctionnelles dès le lundi. Ce fut le cas.

Quant aux membres de l’Ordre, nous les avons informés par communiqué que nous serions en télétravail pour un temps indéterminé, mais que nous continuerions d’être à leur disposition pour répondre à leurs besoins.

Comme certains membres du public avaient l’habitude de se présenter à l’Ordre, nous avons affiché un avis sur la porte d’entrée de nos bureaux pour les informer que nous travaillions dorénavant à distance et qu’ils pouvaient nous joindre par téléphone ou par courriel. Nous avons constaté très tôt que le public acceptait d’emblée cette nouvelle situation. Auparavant, les gens tenaient souvent à passer à nos bureaux pour nous remettre des documents, mais ils ont compris que ce n’était pas possible et que tout pouvait se faire à distance. Je peux dire que nous avons multiplié les efforts afin de nous rendre très disponibles pour répondre à leurs questions. Pour les membres, comme pour le public, c’était transparent. 

C . : Quels défis l’organisation des rassemblements virtuels a-t-elle posés?

D. C. : 

Les réunions de travail

Dès le départ, les réunions en personne ont été converties en réunions virtuelles. Nous avons utilisé à profusion toutes sortes de plateformes simples de rencontres virtuelles autant pour les réunions internes qu’externes. 

Les formations

Nous avons transformé en webinaires toutes les formations en salle et avons vu doubler le taux de participation à chacun des webinaires. Il y a un véritable engouement pour les formations à distance. Nous avons même embauché un informaticien pour soutenir les formateurs et les participants. 

Le Mentorat express

Nous avons aussi confié à notre informaticien la tâche de trouver une plateforme qui répondrait à nos besoins événementiels. Nous avons arrêté notre choix sur l’une d’entre elles, que nous avons testée une première fois avec le Mentorat express, parce qu’elle répondait mieux que d’autres plateformes à tous les aspects liés à un événement, comme la visibilité des commanditaires, les échanges avec les conférenciers, le clavardage, etc. 

Le Mentorat express est le premier rassemblement que nous avons dû organiser très rapidement, dès avril. Cet événement a pour but de réunir mentors et étudiants intéressés à connaître le parcours de ces personnes chevronnées. Chaque groupe de participants passe d’un mentor à l’autre pendant deux heures, à raison de 20 minutes avec chaque mentor, pour discuter avec lui ou elle, et lui poser des questions sur son cheminement et son expérience. Il passe ensuite au suivant. 

Nous avons profité du mentorat pour tester une version légère de la plateforme. Elle comporte moins de fonctions que la version intégrale utilisée par la suite pour le Congrès. 

Les premiers essais ont été un peu chaotiques et, 48 heures avant l’événement du mentorat, c’était le branle-bas de combat puisque les invitations avaient déjà été lancées et que nous devions y arriver. Nous avons fait des pieds et des mains pour que tout soit prêt à temps. Cela a été ardu, parce que nous faisions partie des pionniers et que tout le monde expérimentait le virtuel en même temps que nous. Même l’informaticien en était à ses débuts dans l’organisation de ce genre d’événements. 

Comme la réaction des participants à cette première rencontre virtuelle a été très positive, le Mentorat express nous a confirmé le choix de la plateforme. On a réuni plus d’une centaine de participants, ce qui a dépassé nos attentes et nous a encouragés pour la suite des choses. Je crois cependant qu’on avait sous-estimé l’ampleur du travail à faire pour tenir un congrès virtuel. La tâche s’est révélée colossale.

La Journée mondiale de la traduction

À la suite du Mentorat express, nous avons poursuivi l’expérience en utilisant la plateforme pour d’autres événements comme la Journée mondiale de la traduction (JMT) qui a été axée principalement sur le clavardage. Nous avons constaté que les membres avaient soif de communications et que toutes les occasions leur permettant de discuter avec leurs pairs étaient très bien accueillies. Là encore, les commentaires ont été dithyrambiques.  

L’assemblée générale annuelle

Puis est venu le moment de l’assemblée générale annuelle (AGA). Cet événement étant d’une tout autre nature, il a nécessité le recours à une plateforme satisfaisant à la réglementation, notamment en ce qui concerne la confidentialité du vote à distance. Nous avons donc tenu l’AGA sur une plateforme spécialisée dans la tenue de tels événements. Nous en étions tous à nos premières armes, les techniciens y compris, dans l’utilisation d’une telle plateforme et malgré un départ assez chaotique, tout est entré dans l’ordre, si bien que la plupart des participants ne s’en sont pas vraiment rendu compte. C’est surtout en coulisses que l’agitation était à son comble.

Le congrès

Est enfin venu le congrès, qui nous a permis de mettre à profit toutes les expériences acquises au cours des derniers mois. Nous avons opté pour la version intégrale de la plateforme dont la version légère avait déjà été utilisée pour le mentorat et la JMT. Elle s’est avérée fort satisfaisante.

En tout, il aura fallu près d’un millier d’heures à l’ensemble des intervenants pour la préparation du congrès. Des dizaines de réunions ont eu lieu avec les groupes de l’organisation, de la programmation et de la technique. Le virtuel nous a permis notamment d’accueillir tous les conférenciers ayant répondu à l’appel à communications. Comme il s’agissait d’une première expérience autant pour les participants que pour les conférenciers et les exposants, nous avons tenu plusieurs séances de formation accompagnées de documents visant à faciliter la navigation sur la plateforme. Nous pourrons profiter de ces acquis pour le prochain congrès et diminuer d’autant le travail préalable. 

Malgré tous ces efforts, on a connu quelques difficultés techniques au départ avec la conférencière d’ouverture et il y a eu engorgement de la ligne 1-800 durant la première heure parce que bon nombre de participants n’avaient pas assisté aux séances de formation et se sont tous branchés en même temps, à l’ouverture. 

Deux heures après le début de l’événement, tout était rentré dans l’ordre et les participants manifestaient beaucoup d’enthousiasme. Il y a eu de très nombreux clavardages, comme en font foi les 4200 échanges qui ont eu lieu pendant le congrès. L’expérience a été très positive et le taux de participation a été supérieur à la normale. On a accueilli 382 participants, comparativement à 337 en 2019. Et tous les inscrits se sont présentés. 

L’un des aspects que les participants ont le plus apprécié a été l’accès aux enregistrements, qui a été prolongé jusqu’à la fin janvier. Cela leur a permis d’assister aux 16 conférences sans devoir faire de choix. L’autre aspect non négligeable a été l’inscription de participants venus de partout au Québec, alors que le temps et les frais à engager pour participer au congrès en avaient découragé un bon nombre jusqu’à maintenant. On a même attiré cette année des langagiers d’ailleurs au Canada, de quelques pays d’Europe et d’Afrique, ainsi que de l’Australie. En raison du décalage horaire, certains ont participé en direct à temps partiel, puis ont écouté d’autres conférences en différé. Nous avons donc attiré une nouvelle clientèle et poursuivrons nos efforts en ce sens pour le prochain congrès. 

Ce qui manquera toujours dans un événement virtuel, c’est la chaleur humaine, c’est le repas du midi, le cocktail, etc. Malgré tout, 98 % des participants ont dit qu’ils assisteraient à nouveau à un congrès virtuel, même si 50 % d’entre eux préféreraient un congrès en présentiel. 

Dorénavant, le congrès sera offert en alternance virtuellement et en présentiel. En 2021, il sera de nouveau virtuel puisqu’il faut réserver les salles du Palais des congrès un an à l’avance et que le congrès 2021 aura lieu à la fin septembre cette année.  

C. : On dit que toute crise majeure entraîne des progrès plus rapides qu’ils l’auraient été en temps normal : évolution technologique, changement dans les mentalités, nouvelles idées, etc. Qu’est-ce qui a évolué à l’OTTIAQ dans son organisation et dans sa relation avec les membres?

D. C. : La pandémie a accéléré notre avancement dans la voie où nous nous étions déjà engagées. Nous avons continué d’améliorer notre site web et le tableau des membres à la lumière des suggestions reçues (CV, documents officiels, etc.). Nos méthodes de paiement et de facturation sont désormais entièrement numériques. Les fournisseurs, même les plus réfractaires, ont compris que c’était la meilleure façon d’être payés rapidement. Quant au processus d’agrément, il est entièrement informatisé, et le processus d’inspection permet maintenant l’inspection virtuelle des bureaux des traducteurs.

Nous devions procéder à la numérisation de tous nos documents d’archives à l’été 2020, mais le projet a été reporté après la pandémie. Nous voulons nous défaire des archives papier, en les conservant sur support numérique, afin de diminuer l’espace nécessaire dans nos bureaux. 

Il est certain que les avancées que nous avons faites vont rester, d’abord en ce qui concerne le télétravail. En effet, nous avons constaté que le télétravail n’a pas réduit la productivité même si le présentiel et le contact physique resteront toujours importants et nécessaires. Avec tous les changements apportés à l’Ordre récemment, notamment l’agrément sur diplôme, il faudra accroître l’effectif de la permanence, et le partage des bureaux deviendra possible grâce au télétravail. Les réunions de comités tenues virtuellement fonctionnent aussi très bien et feront l’objet d’une formule hybride.

Somme toute, la pandémie nous amène à adopter une nouvelle façon de faire qui s’avère compatible avec les changements majeurs qui s’opèrent à l’Ordre actuellement. En effet, l’agrément sur diplôme nous amène de nouveaux membres, fait croître d’autant le nombre d’inspections professionnelles et entraîne la bonification de l’offre de formation continue. Le nombre de formations par webinaires va continuer d’augmenter, de même que la diversité de l’offre. Les formations, auparavant en salle, sont maintenant en webinaires et sont données deux fois plus fréquemment puisque le taux de participation a doublé. 

Les réunions de comités seront tenues à distance en alternance avec le présentiel. 

C. : Pour conclure, quel impact cette pandémie a-t-elle eu sur l’OTTIAQ?

D. C. : Elle a eu un impact… positif. C’est presque gênant de le dire, parce qu’il y a tellement de gens qui en ont souffert et qui souffrent encore…

Pour nous en tout cas, cela a accéléré l’évolution. 


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